Исполнительная дисциплина работника

Контроль исполнительской дисциплины

Исполнительная дисциплина работника

Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.

Контроль – это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.

Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание.

Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.

При отработке документов следует различать понятия:

  • «исполнение документа»;
  • «поручение по документу».

Отработка документа включает в себя задания по исполнению документа, (либо по ознакомлению с документом) по результатам его рассмотрения или утверждения (подписания). Эти задания имеют жесткую привязку к этапу жизненного цикла документа. После завершения задания (или нескольких заданий) по «исполнению документа» – документ будет являться исполненным и должен быть помещён в дело.

Поручения по документу – могут быть выданы на любом этапе жизненного цикла документа. Завершение «поручений по документу» – не изменяет состояние жизненного цикла документа. Поручения выдаются руководителями:

  • на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
  • до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
  • одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).

Документально поручения оформляются:

  • в распорядительных документах;
  • резолюциями на входящих и внутренних документах.

В распорядительных документах и резолюциях, пункты, содержащие конкретные указания конкретному исполнителю – будут являться «поручениями» по документу.

Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей.

Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом – должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно.

Централизованному учёту и контролю в секретариате могут подвергаться только распорядительные документы (и резолюции) руководителя организации, и его заместителей.

Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением.

Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:

  • в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
  • в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.

Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.

Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:

  • по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
  • по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.

При использовании СЭД фиксация бездокументных поручений производится в виде заданий (задач) СЭД:

  • руководством в отношении подчинённых – самостоятельно;
  • уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.

Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.

Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:

  • все виды распорядительных документов по основной деятельности;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
  • все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).

Основными задачами комплекса действий по контролю исполнения являются:

  • учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
  • корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
  • информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
  • напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
  • фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
  • анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.

В контроле исполнительской дисциплины выделяют:

  • контроль по существу решения вопроса;
  • контроль сроков решения вопроса.

Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу).

Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.

Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).

Контролёр по существу – имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.

Контроль сроков исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам.

Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.

Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию – он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться – анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Основные задачи контроля за сроками исполнения документов:

  • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов «на контроле»;
  • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
  • выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

“,”author”:”Автор: Unknown”,”date_published”:null,”lead_image_url”:null,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”https://www.doc-lvv.ru/2015/11/procedura-kontrolya-ispolnitelskoy-discipliny.html”,”domain”:”www.doc-lvv.ru”,”excerpt”:”Разберемся, что такое исполнительская дисциплина, контроль, сроки, поручение, исполнение. Почему ВАЖНО понимать это при внедрении 1с документооборот.”,”word_count”:1170,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: https://www.doc-lvv.ru/2015/11/procedura-kontrolya-ispolnitelskoy-discipliny.html

Исполнительская дисциплина: понятие, управление и повышение

Исполнительная дисциплина работника

Фрилансер отличается от обычного рабочего вовсе не спецификой своей трудовой деятельности, а необходимостью принуждать себя к исполнительской дисциплине. Ведь если на работе это понятие считается само собой разумеющимся и выполняется, как правило, априори, то у фрилансера от хорошо организованной исполнительской дисциплины зависит уровень заработка.

Знакомство с исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина характеризуется как процесс выполнения работником или трудовым коллективом приказов, указаний, решений и распоряжений, которые были приняты начальством. Возникает такой вид дисциплины от авторитарного поведения вышестоящих лиц или жестко регламентированной социальной необходимости.

Еще под исполнительской дисциплиной подразумевают своевременное и высококвалифицированное выполнение поставленных задач. Когда компания состоит из нескольких человек, то такое понятие, как исполнительская дисциплина в организации нивелируется. Ведь есть начальник, который за всем следит, а подчиненные понимают, что если начальник что-то говорит, то нужно это делать.

В случае если речь заходит о большой корпорации, исполнительская дисциплина, точнее ее отсутствие, может превратиться в серьезную проблему.

Управление дисциплиной

В каждой организации работа формируется следующим образом:

  1. Начальник дает поручение сотруднику, четко ставит цель и требования, согласно которым будет оцениваться проект.
  2. Определяются сроки реализации проекта.
  3. Сотрудник сдает работу.

Схема достаточно проста: начальник сказал – подчиненный сделал, однако, сотруднику не стоит забывать о промежуточных фазах разработки того или иного проекта. Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом.

Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе.

Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки.

Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.

Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов. Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.

Исполнительная дисциплина или исполнительская, характеризуется четырьмя основными показателями:

  • Качество работы.
  • Оперативность.
  • Своевременность.
  • Результативность.

Эти показатели могут быть улучшены, если уделить особое внимание некоторым моментам. Во-первых, прежде чем нанимать сотрудника необходимо удостовериться в его уровне квалификации и опыте работы.

Внимательно стоит изучить личностные характеристики кандидата и его прошлый опыт работы. Некоторые владельцы корпораций придерживаются мнения, что лучше брать на работу человека «без опыта» ведь намного проще научить, чем переучивать.

Нанимая сотрудников необходимо учитывать все факторы.

Во-вторых, необходимо наладить структуру внутри организации:

  • Дисциплина. Конечно, речь не идет о том, чтобы на личную гигиену выделяли времени несколько минут и контролировали вплоть до секунд. Но дисциплина должна быть. Панибратство в коллективе – это с одной стороны хорошо, но с другой – от этого может пострадать фирма. Поэтому дисциплинарный порядок должен быть одинаковым для всех, а за невыполнение установленных правил следует накладывать штрафные санкции.
  • Универсальность. Каждый проект имеет свои особенности и нюансы, поэтому специалисты рекомендуют создавать в фирме несколько групп сотрудников. Одни будут выполнять проекты согласно универсальным требованиям по качеству, а другая группа подгонять этот проект под личные требования заказчика.
  • Квалификация. Сотрудники должны развиваться. Ведь чем опытнее сотрудник, тем выше уровень исполнительской дисциплины, а соответственно, и прибыль компании.

Нужна ли исполнительская дисциплина?

Исполнительская дисциплина – это своевременное и качественное выполнение задания, поставленного руководством.

Рассматривая трудовую дисциплину как единственный вариант формирования отношений в трудовом коллективе, многие упускают из виду, категорию исполнительской дисциплины.

И впоследствии остаются в недоумении, почему фирма теряет свои позиции и заказчиков, терпит убытки и трещит по швам. Ведь сотрудники не опаздывают и придерживаются дресс-кода, выполняют все поручения в срок.

Возможно, для трудовой дисциплины это показатель, но исполнительская дисциплина ориентирована на другие критерии. Сотрудники должны не просто сдавать работу в срок, а отчитываться после каждого проделанного этапа и гарантировать высокое качество проекта, только тогда можно будет говорить о развитии компании и увеличении прибыли.

Источник: https://FB.ru/article/286136/ispolnitelskaya-distsiplina-ponyatie-upravlenie-i-povyishenie

Исполнение Дисциплины – Это … Определение, Функции И Требования

Исполнительная дисциплина работника

В компании количество сотрудников дисциплинарного совета едва растет. Руководитель дал приказ – его подчиненный выполнил. Что делать, если ваша организация большая и состоит из отделов и филиалов? В этом случае исполнительская дисциплина – труднорегулируемый процесс. Но все может быть сделано, если нужно организовать управление организацией.

ПОНЯТИЕ

Дисциплина – это исполнение – это процесс, с помощью которого сотрудник или служащие продвигают выполнение поручений, указаний, решений и распоряжений начальника. Эта форма дисциплины может быть необходима из-за поведения авторитарных лидеров или регулируемых социальных.

В контексте этого вида дисциплины это также может пониматься как своевременное выполнение поставленных задач и грамотный подход к их работе.

На малых предприятиях дисциплина ведется и не может быть использована, поскольку в заголовках можно отслеживать своих подчиненных и давать указания. Но когда речь идет о крупных организациях, отсутствие контроля может оказать негативное влияние на функционирование в целом.

КЛЮЧЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ

Трудовая и исполнительная дисциплина характеризуется следующими ключевыми характеристиками:

  • Качество выполненных работ. К ним относятся выполнение основных требований к работе, соблюдение установленных параметров и стандартов, получение в результате положительных результатов.
  • Эффективность. Получить на результат результат отношений между исполнительной власти и ресурсов.
  • Своевременность. Своевременное выполнение заданий, без ущерба для качества работы.
  • Технико-экономическое обоснование. В той степени, в которой результат работы может быть выполнен и полезен в будущем.

УПРАВЛЕНИЕ

Дисциплина выполняет – это четко организованный процесс, формируемый по следующему алгоритму:

  • Руководитель инструктирует работника, и стало ясным задание и обязательства, по которым будет оценена вся дальнейшая работа.
  • Определенный период исполнения.
  • Демонстрация результатов выполненных работ.

В целом схема проста: руководитель сказал – сотрудник сделал. Но мы не должны забывать, что существуют промежуточные этапы выполнения определенной задачи.

Контрольной исполнительной дисциплиной является сотрудник, время от времени представляются отчеты о назначениях. Практика показывает, что рабочий отчет, представленный в конце сроков, сделал его намного хуже, чем тот, который держал выступление в течение всего времени.

Компания может потерять в результате неправильного выполнения обязанностей, и хорошее управление исполнительной дисциплиной поможет предотвратить это. Для управления, помимо прочего: при внедрении системы управления работой, контроля сроков, обеспечения командной работы, улучшения условий труда.

ПОВЫСИТЬ УРОВЕНЬ ДИСЦИПЛИНЫ

Выполнение дисциплины – процесс, который можно улучшить, если менеджер уделит необходимое внимание определенным моментам. Прежде чем подать заявку на нового работника, работодатель должен убедиться в его профессионализме, мастерстве и опыте.

Вам необходимо внимательно изучить характеристики для того, чтобы приступить к предыдущей работе, а также запросить никакого опыта в этой области уже с заявителем. Есть лидеры, которые считают, что работа, которая вам нужна, для людей без опыта, потому что им легче «лепить» правильные вещи.

Принимая во внимание нового сотрудника, необходимо учитывать все возможные факторы.

Помимо прочего, необходимо навести порядок на предприятии:

  • Дисциплина. Дисциплинарное производство на рабочем месте должно быть одинаковым для всей команды, и штрафы должны быть наложены за несоблюдение правил.
  • Многофункциональность. Каждая работа имеет свои особенности, поэтому многие специалисты советуют создавать разные группы сотрудников внутри команды. Одна группа выполняет работу в соответствии с установленными правилами, а другая соответствует выполнению работы в соответствии с требованиями.
  • Квалификация. Каждый сотрудник должен быть развит. Поэтому у опытных сотрудников выше уровень квалификации.

НАРУШЕНИЕ

Посмотрим, каким будет нарушение административной дисциплины. К ним относятся:

  • отпуск по болезни;
  • постоянная задержка перед работой утром и после обеда;
  • появление на пьяном (алкоголь, ядовитые, наркотики);
  • передача товара от работодателя;
  • растрата средств компании;
  • умышленное повреждение имущества работодателя;
  • ранний уход с работы;
  • выполнение обязательств не в той мере, в которой правила установлены;
  • раскрытие коммерческой тайны;
  • несоблюдение правил охраны труда, повлекшее за собой чрезвычайную ситуацию или несчастный случай;
  • отказ от обучения или прохождение медицинских осмотров, если они предназначены для выполнения квалифицированных рабочих обязанностей;
  • игнорирование наиболее важных решений;
  • нарушение положений работника в системе производственных отношений;
  • намеренно не выполнять приказы и распоряжения.

МЕРЫ

Меры исполнительной дисциплины могут быть как точными, так и рекламными.

Меры восстановления включают в себя:

  • выговор;
  • комментарии;
  • увольнение.

Применение дисциплинарных мер, не предусмотренных законом, является неприемлемым. Только один штраф за нарушение. В сфере труда вы можете только составить отчет о расторжении трудового договора.

Меры включают содействие материальной и нематериальной деятельности. Материал включает в себя бонусы, различные скидки, подарки. Нематериальные – дипломы, призы, награды. Порядок мер по стимулированию работников в организации является заголовком.

Чтобы понять, на каком этапе находится соблюдение дисциплины исполнения, необходимо провести надлежащий анализ, чтобы проанализировать обязанности персонала по выполнению, соблюдение, правила техники безопасности и т. Д. После анализа этих ситуаций можно выполнять определенные действия, требующие дисциплины. укрепить в команде, чтобы осуществлять контроль …

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5db32cf5bd639600ae908249/ispolnenie-discipliny-eto--opredelenie-funkcii-i-trebovaniia-5db852d9fc69ab00acbadd50

Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Исполнительная дисциплина работника

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

Почему исполнительская дисциплина анализируется в феврале

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

Что такое контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы.

Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл.

Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

Кто контролирует

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

Что ставится на контроль

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмами внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах.

Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д.

Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

Сроки исполнения заданий

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполненияобращений граждан.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2019/kontrol_ispolneniya/

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании? – Клуб директоров

Исполнительная дисциплина работника

Офис вполне успешной компании, обычное рабочее утро. На больших часах в приемной стрелка начинает отсчет рабочего времени, а сотрудники все так же неторопливо рассаживаются за рабочими столами.

Начальник раздраженно поглядывает то на часы, то на сотрудников, неспешно проплывающих мимо. Он  устал постоянно подгонять, но пока еще не смирился с отсутствием дисциплины, которое разъедает компанию, как ржавчина. Привычные рабочие будни.

В глубине души руководитель осознает, что необходимо встряхнуть и привести в чувство, придать ускорение.

Но какой в этом смысл, после встряски все быстро вернется на круги своя. Типичное «ужасное» положение дел. Кто виноват и что с этим делать, в материале для Forbes расскажет Александр Высоцкий, бизнес-консультант, основатель Visotsky Consulting Inc.

Первая мысль, когда видишь такое положение дел – с людьми что-то не так: они отвлекаются, не хотят работать, они озабочены чем-то другим, ненавидят правила или это просто «особый менталитет».

Но это лишь оправдания, которые приходят на ум руководителю, чтобы как-то оправдать отсутствие дисциплины. Ведь те же самые сотрудники в случае особой необходимости проявляют инициативу, работают сверхурочно, подходят к вопросу творчески.

Причина не в сотрудниках, а в том, как действует руководитель. Обратите внимание: не в его личных качествах и талантах, а в том, что именно он делает

Это действительно похоже на ржавчину – сначала появляется небольшое пятнышко. Если его не увидели и не удалили, когда-нибудь все рассыпается в труху. Сначала сотрудник не выполняет простое поручение, и никто на это не обращает внимания. Со временем неисполнение превращается в привычку.

Кто-то начинает опаздывать на работу, и это остается незамеченным. Окружающие видят, что происходит, и принимают происходящее как норму. Именно так формируется настоящая корпоративная культура.

Не та корпоративная культура, принципы которой описаны в документах компании, а настоящая, существующая в реальном мире вопреки здравому смыслу и желанию руководителей.

Сначала сотрудник не выполняет простое поручение, и никто на это не обращает внимания. Со временем неисполнение превращается в привычку. Кто-то начинает опаздывать на работу, и это остается незамеченным. Окружающие видят, что происходит, и принимают происходящее как норму. Именно так формируется настоящая корпоративная культура.

 

Исправить такое положение дел можно, но потребуется желание руководителя и применение принципа «шкалы воздействий». Почему-то настоящее стремление навести порядок возникает слишком поздно, когда дела идут уже настолько плохо, что оставить это без внимания уже невозможно.

Если руководителю не хватает решительности, рекомендую посмотреть, во что обходится низкая эффективность. Не так сложно подсчитать потери рабочего времени и все связанные с этим убытки, сумма получается впечатляющая. Когда руководитель ее видит, это вызывает желание действовать.

«Шкала воздействия» – точно описанная последовательность действий, которые необходимо обязательно применить в отношении сотрудника, если он что-то нарушает. Идея шкалы заключается в том, что при любом нарушении дисциплины на сотрудника оказывают воздействие определенной силы.

Если нарушение повторяется, воздействие увеличивается, и так шаг за шагом. Первый шаг такой шкалы – «выражение недовольства», последний – «увольнение», а между ними множество промежуточных уровней.

Забавно, что обычно руководители используют только первый и последний уровни, и тем самым либо потворствуют нарушениям, либо оказывают слишком большое воздействие. И то и другое разрушительно.

Сотрудник опаздывает, руководитель недоволен. Сотрудник опаздывает снова, руководитель недоволен еще больше. И это может продолжаться месяцами, пока в конце концов у руководителя не лопнет терпение и он уволит нарушителя. Знакомая картина?

Правильный подход заключается в том, чтобы постепенно увеличивать воздействие, оказывая давление достаточного уровня, чтобы остановить нарушение. Но не оказывая чрезмерного воздействия, которое будет разрушительным. Воздействие должно увеличиваться шаг за шагом с каждым нарушением.

Например, уровнями такой шкалы воздействий могут быть:

  • выражение недовольства;
  • устное замечание;
  • устный выговор;
  • письменный выговор;
  • лишение премии или штраф;
  • временное понижение в должности;
  • понижение в должности;
  • увольнение.

Представьте себе, что сотрудник опоздал впервые, и руководитель на него просто неодобрительно посмотрел. Примечательно, что для многих людей это будет вполне достаточным воздействием, чтобы перестать опаздывать. Но сотрудник опоздал повторно, руководитель сказал что ему не нравятся опоздания и больше такого быть не должно.

Большинство после этого меняют свое поведение.

Но если сотрудник снова опоздывает, руководитель делает выговор: «Своими действиями ты наносишь вред компании, если ты не прекратишь опаздывать, будут приняты более суровые меры!» При таком подходе очень скоро обнаруживается, что  руководителю не приходится применять суровые меры, поскольку первые уровни воздействия дают прекрасные результаты.

Причина не в сотрудниках, а в том, как действует руководитель. Не в его личных качествах и талантах, а в том, что именно он делает

Можно сказать, необходимость в суровых мерах является результатом того, что руководитель не задействовал подобную шкалу. Он закрывал глаза на нарушения до тех пор, пока они не стали настолько разрушительными, что потребовались экстраординарные меры. И честно говоря, он сам спровоцировал это некомпетентными действиями.

Чтобы применить на практике, следует разработать шкалу, соответствующую особенностям вашей компании. Но разработка шкалы – лишь половина дела. Вторая половина – добиться, чтобы эта шкала работала во всех случаях без исключений.

Рекомендую использовать такое правило: если руководитель не применил воздействие какого-то уровня к своему подчиненному, к самому руководителю должно быть применено воздействие этого уровня. Это просто и логично. Например, если линейный менеджер не сделал замечания своему подчиненному, руководитель должен указать на это линейному менеджеру и т.п.

Подумайте о том, как изменилась бы ваша компания, если бы такая шкала была составлена, опубликована в должностной инструкции каждого сотрудника, и применялась на практике. Это довольно просто сделать, это дисциплинирует и способствует успеху бизнеса.

В следующем году Высоцкий Консалтинг совместно с Practicum Group проведет мероприятие, где разберет все волнующие владельцев бизнеса вопросы в легкой, непринужденной атмосфере.

Таким событием станет конференция – International Business Forum 2019, темой которого станет «Партнёрство. Лидерство. Масштабирование». Пройдет бизнес-событие в одном из лучших отелей Турции — Titanic Deluxe Bodrum.

Здесь соберется около 450 участников – владельцев бизнеса со своими семьями и 12 спикеров-практиков, для того чтобы:

  • Обучаться у самых востребованных экспертов-практиков СНГ
  • Встретить старых  друзей и завести новые знакомства
  • Отдохнуть в отеле премиум-класса и провести майские с семьей

У Клуба крупнейшее бизнес-сообщество в Российском

C 2018 года мы проводим мероприятия для ТОП-менеджеров в Москве. Наш организационный партнер — нетворкинг агентство RuTalks, встречи проводит экс-ТОП «НорНикель» Алексей Архипов в «Президент-Отеле».

Последние публикации

Источник: https://dirclub.ru/kak-povysit-ispolnitelskuyu-distsiplinu-v-kompanii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.