Образец служебных записок

Содержание

Как пишется служебная записка пример

Образец служебных записок

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Источник: https://itakstr.ru/kak-pishetsya-sluzhebnaya-zapiska-primer/

    Как правильно написать служебную записку – образец и правила оформления

    Образец служебных записок

    При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию. В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде. При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.

    Основания для составления и цели записок

    Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

    • официально предложить внести поправки в план работы;
    • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
    • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
    • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

    Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

    Важные особенности и формулировки

    Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

    При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

    Электронные служебные записки

    С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

    Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

    Бланк служебной записки (образец по ГОСТу)

    Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

    • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
    • наименование документа;
    • дата написания и порядковый номер;
    • описание ситуации, просьба;
    • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

    Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]

    После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

    Виды служебок

    В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

    Директору или руководству предприятия

    Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

    На командировку

    Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

    Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.

    2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует.

    Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

    Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

    Отзыв из отпуска

    Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

    Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

    Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

    На обучение сотрудников

    Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

    На совмещение должностей

    Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

    На отгул

    Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

    Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

    При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

    В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

    Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

    На закупку оборудования

    Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

    О проведении мероприятий

    О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

    На ремонт оборудования

    Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

    Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием.

    Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

    На увольнение сотрудника

    В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

    Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

    Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

    • ключевая мысль, формирование запроса;
    • важные детали;
    • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

    При дисциплинарном проступке

    Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

    О необходимости нового сотрудника

    Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

    На сверхурочные работы

    При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

    На списание ТМЦ

    Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

    Срок хранения служебной записки

    Источник: https://trud.guru/dokumenty/sluzhebnaya-zapiska.html

    Как написать служебную записку образец

    Образец служебных записок

    Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

    Генеральному директору ООО «Продвижение Иванову И. И. От главного бухгалтера

    Петрова П. П.

    Служебная записка

    На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

    • Заявление от сотрудницы.
    • Свидетельство о рождении ребенка.

    Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

    Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

    Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

    Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

    О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

    Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

    Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

    Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

    Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

    • данные о составителе и получателе документа;
    • краткое изложение сути вопроса;
    • подпись исполнителя и дата обращения.

    С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

    В каких ситуациях составляется служебная записка

    Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

    Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

    Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

    Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:
    1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
    2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
    3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
    4. Для повышения эффективности труда.

    С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

    Какие виды служебных записок бывают

    Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

    1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
    2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
    3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

    Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

    Кто может стать автором «служебки»

    Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

    В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

    Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

    Заключение

    Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

    [1]

    При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

    Зачем списывать ТМЦ?

    Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

    Читайте так же:  Корпоративная культура организации

    Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

    Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

    Как правильно оформить СЗ?

    Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.

    Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов» .

    Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

    В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

    • наименование ТМЦ,
    • количество,
    • балансовая стоимость,
    • инвентарный номер.

    После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

    В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

    После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

    Образцы служебной записки

    Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

    1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

    2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

    3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

    4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

    Служебная записка образец

    Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

    Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

    Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

    На премирование сотрудника

    Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

    Приказ на печать для документов образец по ссылке.

    О повышении заработной платы

    ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

    о повышении оклада Иванова В.А.

    В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

    1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

    3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

    3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

    3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

    Генеральный директор ООО «Компания»

    С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

    С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

    С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

    Основание для повышения оклада может также служить:

    — служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

    — повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

    — поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

    О невыполнении обязанностей

    Транспортный отделГенеральному директору ООО «Свердловск» С. С. Морозову

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    04.10.2013 № 6

    О невыполнении должностных обязанностей

    Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/

    Образец служебной записки:

    Образец служебных записок

    Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

    КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

    Получить доступ

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

    Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

    Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

    Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

    Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

    Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Образец служебной записки о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»

    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4

    • г. Санкт-Петербург
    • Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

    Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

    О списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

    Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

    С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Образец: об отзыве из отпуска

    Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

    Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

    Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках.

    Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются.

    Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

    Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

    В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Служебная записка от работника: цели и образец

    Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

    • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
    • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
    • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

    Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

    Виды записок

    Рассмотрим основные виды служебных писем:

    • о запросе информации;
    • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
    • о направлении в служебную поездку или командировку;
    • о премировании сотрудников.

    Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

    Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

    Источник: https://abmrsk.ru/grazhdanstvo-i-migratsiya/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-dovozhu-do-vashego-svedeniya.html

    Служебная записка

    Образец служебных записок

    Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации.

    Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов.

    В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

    Цели и применение служебной записки

    [ads-pc-3] [ads-mob-3]

    Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

    Составитель такой записки с ее помощью может:

    • уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
    • согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
    • внести свои предложения;
    • попросить помощи в решении некоторых вопросов.

    Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия.

    Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника.

    С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

    Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого.

    Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

    Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

    Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

    Как писать служебную записку

    [ads-pc-3] [ads-mob-3] Оформление служебной записки не требует соблюдения строгих правил, так как документ не имеет никакой юридической силы и не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

    Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

    • указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
    • текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
    • данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

    При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

    Нюансы

    Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

    Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

    Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

    Также при отправке электронного письма отпадает необходимость в оформлении «шапки», так как письмо отправляется на адрес электронной почты конкретного должностного лица, и записка всегда дойдет до адресата.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.