Реестр приказов по личному составу образец

Содержание

Кадровые приказы

Реестр приказов по личному составу образец

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Реестр приказов по личному составу образец

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyayem-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2020 года

Реестр приказов по личному составу образец
Приказы по личному составу являются частью организационно-распорядительной документации организации. Журнал регистрации приказов по личному составу в организации служит для регистрации одноименных документов.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации приказов по личному составуОбразец журнала регистрации приказов по личному составу

Виды приказов по личному составу

Вне зависимости от вида деятельности организации все издаваемые ее руководителем приказы условно делятся на:

  • приказы по основной деятельности (в том числе, по административно-хозяйственной деятельности);
  • приказы по личному составу.

Отличие первых от вторых заключается в следующем:

  • посредством приказов по основной деятельности регулируется административная и производственная деятельность предприятия или его подразделений. Эти приказы обычно оформляются службой делопроизводства и документооборота организации. Примерами могут служить приказы о создании на предприятии комиссий, о проведении инвентаризации, об утверждении локальных нормативных актов;
  • посредством приказом по личному составу в организации регулируются отношения между работником и работодателем — сторонами трудового договора. Эти приказы оформляются кадровой службой и учитываются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.

Наиболее распространенные виды приказов по личному составу:

  • приказы о приеме и увольнении;
  • приказы о переводе на другую должность и работу по совместительству;
  • приказы на отпуск (учебный, по беременности и родам и т.п.);
  • приказы о дисциплинарном взыскании (замечание, выговор, приказы на увольнение в случае, если оно является видом дисциплинарного взыскания);
  • приказы о поощрении работников (об объявлении благодарности, о награждении почетной грамотой) и т.п.

Организация регистрации

В настоящее время существуют различные электронные системы кадрового делопроизводства и документооборота, в которых возможно осуществление регистрации приказов по личному составу в рамках общей базы по всему предприятию, включая обособленные подразделения. Однако и физические журналы регистрации приказов не утеряли своей актуальности и могут использоваться в работе.

Регистрация приказов по личному составу может осуществляться как валовым методом (01, 02, 03 и т.п.), так и с присвоением отдельным видам приказов отдельных индексов (ОБ – отпуск по беременности и родам, О – ежегодный отпуск, У — увольнение, Д — приказ по дисциплине и т.п.).

Как правило, приказы по дисциплине и о поощрении регистрируются под отдельными индексами. Это удобнее и позволяет обеспечивать их более быстрый поиск.

С целью обеспечения единообразия регистрации приказов рекомендуется утвердить их индексы приказом руководителя. Копия этого приказа вкладывается в журнал.

Ответственным за ведение журнала может быть как руководитель кадровой службы, так и иное лицо. С этой целью руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица. С приказом ответственное лицо должно быть ознакомлено под подпись.

Также обязанность по ведению журнала можно закрепить в должностной инструкции работников кадровой службы или в Положении об отделе кадров.

Форма журнала

Установленной законодательно формы журнала регистрации приказов по личному составу не существует. Организация может сама разработать ее с учетом особенностей деятельности или воспользоваться представленными в Интернете формами. На нашем сайте также можно найти образец журнала и бланк для скачивания и использования в работе.

Все виды приказов по личному составу могут регистрироваться в одном журнале, однако для приказов по дисциплине, как правило, заводится отдельный журнал.

Оформление

Страницы журнала необходимо пронумеровать, сам журнал — прошнуровать. На последнем листе концы шнуровки фиксируются заверительной наклейкой, содержащей информацию о количестве страниц в журнале, печать организации, подпись и расшифровку подписи ответственного за оформление журнала лица (как правило, начальника канцелярии или руководителя кадровой службы).

На титульном листе журнала указываются следующие данные:

  • наименование организации или ФИО ИП, юридический адрес, телефон, КПП/ИНН;
  • название журнала;
  • дата начала и дата окончания журнала;
  • должность, ФИО ответственного за ведение журнала лица.

Сам журнал оформляется в виде таблицы. В отведенные для этого графы вносятся следующие сведения:

  1. номер по порядку;
  2. дата составления приказа;
  3. номер приказа (с начала каждого года нумерация начинается заново);
  4. вид приказа (перевод, увольнение, отпуск и т.п.);
  5. краткое изложение сути приказа (например, «Об отпуске по бер. и родам Садовниковой Анны Николаевны»);
  6. должность работника, структурное подразделение);
  7. автор приказа (ФИО, должность лица, подписавшего приказ);
  8. примечания.

Срок хранения журнала

Согласно Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 №236, приказы по личному составу имеют следующий срок хранения:

  • приказы по дисциплине — 3 года;
  • приказы о поощрении — 50 лет;
  • иные приказы по личному составу — 50 лет в случае, если делопроизводство по ним завершено после 2003 года, и 75 лет — если до.

Соответственно этим срокам определяется и срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу. Срок считается с даты завершения журнала. После истечения срока хранения журнала он уничтожается в установленном порядке.

Если организация формирует архив, то журнал регистрации приказов передается в архив вместе с делом приказов.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец и правила оформления

Реестр приказов по личному составу образец

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Понятие и назначение

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

  1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
  2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Установленная форма и образец

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

zhurnal-registracii-prikazov

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания документа;
  • его номер;
  • вид приказа,
  • ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  • основание для его издания;
  • краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  • подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
  • должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  • его подпись;
  • примечания.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

  • название компании;
  • дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  • дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  • название документа (такое же, как на обложке);
  • индекс журнала;
  • данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

  • общее количество листов;
  • подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
  • печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  • сотрудниками кадровой службы;
  • специалистом по персоналу;
  • делопроизводителем;
  • секретарем;
  • самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации приказов по личному составу образец

Реестр приказов по личному составу образец

Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.

Образец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.

Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.

Что относится к приказам по личному составу?

К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.

Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления.

Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом.

Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала.

В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.

Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.

Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.

Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?

Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.

Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.

Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?

Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.

Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов

Требования к оформлению регистрационного документа:

  • может вестись на бумаге или электронно;
  • листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
  • листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
  • на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
  • заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
  • записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.

Как правильно заполнить

Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.

При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка.

Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года.

Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.

Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.

В табличную часть также могут быть включены следующие графы:

  1. содержание документа;
  2. лицо, подписавшее приказ;
  3. ФИО и должность исполнителя;
  4. ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
  5. подразделение, куда передается приказ;
  6. ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
  7. отметка об исполнении.

При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.

Примеры заполнения журнала регистрации:

В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда  работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:

  • 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;

Источник: http://rabotniks.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Как оформить приказ по личному составу

Реестр приказов по личному составу образец

Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение.

Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов.

Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе.

В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

  • прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
  • дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
  • регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
  • зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
  • мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
  • технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.

Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

  • изменений в действующем законодательстве;
  • изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
  • изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом.

В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить.

Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

  • о приеме на работу;
  • о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
  • о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

№ п/п

Дата приказа

Номер приказа

Вид приказа

Ф.И.О. сотрудника

Таб. номер

Основание

16

23.01.2019

15-у

увольнение

Петрова Ирина Сергеевна

3

Источник: https://ppt.ru/forms/prikaz-po-sostavu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.